Hai organizzato un importante evento aziendale.

Tutto ormai è concluso.

C’è un modo per capire com’è andata?

Certo, si chiama debrief, attività che occorre saper svolgere in maniera impeccabile per fare il punto su ciò che è andato bene e su ciò che può essere migliorato.

La sua funzione principale, infatti, è trasformare ogni esperienza in un’occasione di apprendimento e miglioramento continuo.

Vuoi eseguirlo in modo efficace? Sii metodico e organizzato!

Il primo passo è agire a mente fresca, senza lasciare passare troppo tempo. Se l’evento è stato complesso o ha richiesto uno sforzo particolare da parte del team, puoi concedere uno o due giorni di pausa per recuperare lucidità, ma non oltre (aspettare troppo rischia di far sfumare ricordi e impressioni utili per l’analisi). Una volta definito il momento giusto, raduna tutti i collaboratori che hanno partecipato e assicurati che il clima sia collaborativo e sereno. Deve emergere l’idea che il debrief non è un processo punitivo o di ricerca di colpe, ma un’opportunità per migliorare insieme.

Inizia con una panoramica generale, analizzando innanzitutto gli obiettivi che vi eravate prefissati:

-erano chiari e realistici?

-sono stati effettivamente raggiunti?

La riflessione è cruciale perché aiuta a capire se le aspettative iniziali erano ben calibrate o se, invece, sono state impostate in modo troppo ambizioso o poco definito. Se gli obiettivi sono stati centrati, cerca di capire quali azioni o strategie hanno contribuito al successo. Questo ti permetterà di individuare le best practice, ovvero quelle buone prassi che potranno essere replicate nei futuri eventi.

Ora coinvolgi i team

Lascia spazio, durante la riunione, a ciascun membro per esprimere liberamente il proprio punto di vista. Quali sono stati i momenti migliori? Quali criticità sono emerse? Quali aspetti avrebbero potuto essere gestiti meglio? Stimolare il dialogo aperto aiuta non solo ad arricchire la tua analisi con più punti di vista, ma anche a rafforzare la coesione del gruppo, che si sente ascoltato e valorizzato. Se necessario, puoi usare una tecnica chiamata “Start, Stop, Continue”: chiedi cosa sarebbe stato utile avviare (Start), cosa è meglio interrompere (Stop) e cosa invece va mantenuto perché efficace (Continue).

Cosa hanno vissuto gli altri?

Se l’evento ha coinvolto clienti, fornitori o partner, valuta di raccogliere le loro opinioni attraverso sondaggi o interviste informali. La loro prospettiva può offrirti informazioni preziose su come la tua azienda viene percepita e su eventuali aspettative che non erano state adeguatamente considerate.

Tutto scritto, a futura memoria

Redigi o fai redigere un report che contenga sia le analisi qualitative che eventuali dati numerici (partecipazione, vendite generate, tasso di conversione, ecc.). Il report deve essere uno strumento vivo: non un semplice archivio, ma una guida per migliorare costantemente. Includi nel documento anche un piano d’azione per implementare le migliorie proposte.

Come si svolge il tuo debrief?

In questo modo o hai trovato altre modalità ancor più utili?

Racconta la tua esperienza a mit@ristopiulombardia.it, la condividerò con la community.