Sai qual è il più potente strumento nelle tue mani per la gestione del business?

La posta elettronica, con la quale parli a tutto il mondo, a clienti e fornitori, collaboratori, compri e vendi, licenzi e assumi…

La domanda che però ti faccio è questa: sai usarla davvero bene?

Purtroppo spesso ne viene sottovalutato l’importanza e il corretto utilizzo.

Ecco alcuni consigli per sfruttare al meglio questo strumento e evitare errori che potrebbero compromettere la tua attività.

Primo suggerimento

La posta elettronica deve essere utilizzata solo per messaggi che riguardano il lavoro e le attività della tua azienda. Evita di inviare messaggi personali o di scaricare allegati non strettamente necessari, che potrebbero contenere virus informatici. Hai presente il caos che ne deriverebbe e la perdita di denaro connessa?

Attenzione all’educazione

Inoltre, è importante essere chiari ed educati nei messaggi che invii. Utilizza un tono professionale e cortese, evitando linguaggio volgare o offensivo. Scrivi messaggi sintetici ed efficaci, che esprimano in modo chiaro il contenuto della tua comunicazione.

Un altro aspetto da considerare è la gestione della posta in arrivo.

Il tempo è tutto! Cerca di rispondere a tutti i messaggi entro 24 ore, anche se solo per confermare la ricezione del messaggio e comunicare che risponderai a breve. Inoltre, organizza la tua casella di posta in modo efficace, utilizzando cartelle e filtri per distinguere le email importanti da quelle meno rilevanti.

A chi scrivi?

Presta attenzione ai destinatari dei tuoi messaggi. Evita di inviare email con destinatari errati o che non c’entrano con l’oggetto della tua comunicazione. Inoltre, usa il campo “CC” solo se strettamente necessario, per evitare di riempire la casella di posta in arrivo dei destinatari con messaggi che non li riguardano direttamente.

Nonostante tanti altri strumenti si stiano facendo strada – pensa ai Social nelle loro mille targettizzazioni – a livello di business difficilmente l’-mail verrà scalzata, per cui: mantieni sempre il massimo presidio delle tue comunicazioni e dei messaggi.

Un dato di curiosità: anche se non esistono dati certi, si stima che il numero di email scambiate mondo potrebbe superare i 300 miliardi al giorno, con un trend in crescita!

Riassumendo:

-invia messaggi solo quando necessari

-scegli bene le parole

-mai tono aggressivo

-saluta sempre alla fine

-non mettere in copia centinaia di persone se non strettamente necessario

-rispondi rapidamente

-se non hai tempo di rispondere… precisa che risponderai quanto prima

Ti occorrono consigli per migliorare ulteriormente l’uso della posta? Scrivimi a mit@ristopiulombardia.it, verrò in tuo soccorso!