Tra i compiti che ti spettano in quanto imprenditore c’è anche quello di organizzare e presenziare a riunioni che riguardano tutti coloro che lavorano nell’ambito della logistica della tua azienda.
Attenzione: non puoi pianificarla come se stessi parlando con il marketing!
Devi progettare un momento tecnico-operativo, strutturato per supportare la produttività, minimizzare gli errori e consolidare il coordinamento tra le persone e i reparti.
Nessuno vuole perdere tempo, né tu né i diretti interessati, per questo una riunione mal impostata rischia di creare disordine anziché orientare l’efficienza.
Parliamo di: quando incontrarsi?
Serve una cadenza regolare, né troppo frequente né occasionale. In genere, un incontro settimanale o ogni dieci giorni funziona bene per team di logistica operativa. È essenziale rispettare l’orario di inizio e di fine: come detto, per tutti voi il tempo è una risorsa scarsa e le riunioni devono dimostrare di saperlo valorizzare. Idealmente, gli incontri avvengono al cambio turno o nei momenti in cui la pressione operativa è più bassa, come la fine della fascia mattutina, evitando le prime ore del giorno o i momenti prossimi alle scadenze delle consegne.
Quale argomento per primo?
Ogni riunione deve avere un ordine del giorno prestabilito, comunicato in anticipo, anche con poche righe su un gruppo interno o su una bacheca fisica. I punti all’ordine del giorno devono essere concreti, legati a dati recenti o a situazioni già osservate. Ad esempio: analisi degli errori di prelievo della settimana precedente, gestione delle rotazioni di magazzino, implementazione di un nuovo sistema di etichettatura, criticità nella comunicazione tra magazzino e ufficio ordini. Nessuno spazio, invece, per argomenti generici o discussioni astratte.
La riunione è il luogo dove analizzare le cause delle inefficienze, ma sempre partendo da dati. Se hai un sistema WMS (Warehouse Management System), puoi estrarre indicatori di performance logistica: numero di colli gestiti, tempo medio di preparazione, percentuale di errori in spedizione, difformità tra stock fisico e informatico. Questi indicatori vanno mostrati in forma sintetica, comparativa (settimana su settimana) e commentati con chiarezza. Il fine non è ovviamente colpevolizzare, ma creare consapevolezza diffusa sui margini di miglioramento. Ogni numero deve diventare una domanda operativa: cosa possiamo fare per ridurre questa variabile?
La partecipazione dei collaboratori
Va stimolata in modo metodico. Può essere utile inserire una fase dedicata ai “contributi dal campo”, cioè uno spazio in cui i magazzinieri segnalano problemi tecnici, suggeriscono miglioramenti o riferiscono anomalie non ancora tracciate. Anche questo momento, però, va regolato: chi parla deve proporre soluzioni, non solo evidenziare criticità. Chi riceve le segnalazioni (capo reparto, responsabile logistica o tu stesso) deve impegnarsi a dar seguito a quanto emerso, in tempi certi. Il feedback post-riunione è fondamentale: se le proposte restano inascoltate, le riunioni perdono credibilità.
Per potenziare l’utilità della riunione, puoi affiancare al confronto anche una microformazione continua. Cinque-dieci minuti per aggiornare su novità normative (es. sicurezza sul lavoro, HACCP, etichettatura), nuove tecnologie (scanner, palmari, RFID), modifiche organizzative (nuovi percorsi interni o layout di picking). Questa formazione a goccia crea cultura, stimola attenzione e mantiene il team aggiornato senza sottrarre ore a corsi formali.
Tenere traccia
Una breve sintesi scritta — non più di 10 righe — deve essere redatta a fine riunione: chi c’era, cosa si è deciso, chi fa cosa entro quando. Questo documento, fisico o digitale, va condiviso con il gruppo per garantire tracciabilità e impegno. Le azioni concordate devono tornare all’ordine del giorno dell’incontro successivo, in una logica di miglioramento continuo.
Come strutturi le tue riunioni con il team della logistica? Raccontami la tua esperienza su mit@ristopiulombardia.it, lo condividerò con la community.
