Sai cosa succede alle tue riunioni mal organizzate? Durano troppo e non servono a niente: ovvero, sono un’ottima occasione per perdere tempo e denaro! Ebbene sì, questo strumento è un’arma a doppio taglio, specie se tenuto in presenza (ma anche on line le regole sono le stesse).

O ti metti d’impegno per organizzarle, oppure…. Tanto vale lasciar perdere!

Una riunione efficace parte dalla preparazione. Troppo spesso si organizza una riunione senza una chiara agenda o obiettivi ben definiti, con il risultato che i partecipanti perdono tempo, si disperdono su argomenti poco rilevanti e si esce dalla sala senza conclusioni concrete.

Vuoi prepararti al meglio?

-Definisci obiettivi chiari.

-Condividi in anticipo i punti all’ordine del giorno, così che tutti i partecipanti possano prepararsi adeguatamente ed evita di includere persone non direttamente coinvolte nei temi trattati, per non allungare inutilmente i tempi e disperdere l’attenzione.

Rispetto dei tempi

Riunioni che durano più del necessario sono non solo un dispendio di tempo, ma rischiano di far perdere focus ai partecipanti, che dopo un certo periodo iniziano a deconcentrarsi e a non essere più produttivi.

Il mio suggerimento?

-Definisci in anticipo quanto durerà la riunione e rispetta rigorosamente questo tempo.

-Assegna un tempo prestabilito per ciascun punto dell’agenda, monitorando con attenzione l’orologio per evitare che si trascorrano troppe ore su un solo tema.

-Inizia puntualmente e concludi nei tempi stabiliti.

Riunione=coinvolgimento

Una riunione efficace non è solo questione di contenuti, ma anche di dinamiche. Devi assicurarti che tutti i partecipanti siano coinvolti e abbiano la possibilità di esprimere la propria opinione.

Vuoi migliorare questo specifico aspetto?

-Stimola tu per primo la partecipazione attiva, chiedendo opinioni, feedback e punti di vista diversi.

-Mostra attenzione alle opinioni degli altri e incoraggia il rispetto reciproco tra i partecipanti.

-Assicurati che ognuno abbia il tempo per esprimere il proprio pensiero senza essere interrotto, mantenendo un clima ordinato e rispettoso.

Quindi?

Ogni riunione deve concludersi con risultati chiari. È fondamentale che, alla fine, tutti sappiano quali sono i prossimi passi da compiere e chi è responsabile di cosa: dedica gli ultimi minuti a un breve riepilogo di quanto discusso e delle decisioni prese; definisci chi sarà responsabile di eseguire le azioni concordate e stabilisci delle scadenze.

Dopo la riunione, invia un breve resoconto scritto con i punti principali, così che tutti abbiano una traccia chiara e condivisa di quanto deciso.

Le riunioni dovrebbero essere uno strumento regolare di gestione, ma non devono diventare una routine priva di valore. Pianificare riunioni frequenti ti permette di mantenere il controllo e il coordinamento all’interno dell’azienda, ma è fondamentale che ogni incontro sia davvero necessario e che porti valore aggiunto.

Vale sempre la regola: si fa se serve, altrimenti ognuno prosegue nel suo lavoro.

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