L’e-mail, questa abusata. Quante ne riceviamo al giorno? Anche centinaia. Quante ne scriviamo? Magari altrettante.
Il bello è che spesso ci dimentichiamo che i nuovi strumenti digitali possiedono delle loro regole, che devono essere rispettate (anche da noi imprenditori, che tipicamente abbiamo a che fare con fornitori, clienti, dipendenti). Credo sia opportuno un veloce ripasso.
- Salutare: le regole dell’educazione prevedono di salutare il nostro interlocutore all’inizio e alla fine del discorso. E noi le rispettiamo. Perché quando scriviamo una mail ce ne dimentichiamo?
- Ringraziare: troppe volte pensiamo che una comunicazione che viaggia veloce non richieda formalismi, come ringraziare o chiedere per favore. Errore grosso: specie se intendiamo “ordinare” qualcosa all’interlocutore, lo dobbiamo porre nelle migliori condizioni, anche emotive. Ringraziare significa rispettare l’altro e il suo lavoro. Scrivere “mi fai” è violento e irrispettoso del destinatario, che leggerà la mail, eseguirà il lavoro ma sarà leggermente alterato.
- Non sottintendere: la mail può essere una trappola. Pensando di poter tagliare al massimo la comunicazione, così da renderla rapida, ci dimentichiamo di precisare nel dettaglio cosa ci occorre. Magari mandiamo un allegato senza scrivere se è un esempio, un obiettivo, un lavoro da rifare. Non è detto che il nostro interlocutore capisca al volo cosa gli viene richiesto, dobbiamo cercare di entrare nel dettaglio maggiormente.
- Usare la punteggiatura, così come le maiuscole e minuscole, le frasi in italiano compiuto. Non stiamo inviando un sms e non siamo adolescenti, la mail può contenere una documentazione ufficiale e deve mantenere una certa compostezza sia nei modi che nella forma.
- Non esagerare: se l’informazione che vogliamo passare è troppo complessa, usiamo un altro strumento, magari il telefono. Non tutto si può spiegare con una mail, che diventa un papiro lungo 100 righe con rischio incomprensione altissimo.
- Rispettare: l’uso della posta elettronica ha purtroppo (specie in questo periodo di vacanza) le sue regole. Avere una mail attiva significa rispondere praticamente in tempo reale alle richieste che ci vengono inviate. Rispondere dopo una settimana non ha senso. Non rispondere è segno di maleducazione. Come riuscire a sganciarsi? Semplice, predisponendo un messaggio di replica automatica che dica che per un certo lasso di tempo non potremo leggere i messaggi, che evaderemo al nostro ritorno.
Eleganza ed efficienza salveranno il mondo (lavorativo!)
Quante e-mail ricevi, per curiosità, al giorno? Come riesci a rispondere a tutti i tuoi interlocutori? Condividi la tua esperienza con la community, grazie!
